SISTEMA GED: Arquivos de pastas e projetos digitalizados em um só local
Um bom projeto de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos e setores. Os softwares com módulo GED permitem gerar, controlar, armazenar, compartilhar, recuperar e, sobretudo, proteger documentos, fazendo com que seus usuários tenham acesso de forma rápida e segura a todas as informações corporativas.
Atualmente vivemos em um mundo globalizado, tal realidade tem interferido diretamente em nossas vidas, mesmo que não percebamos, diversas mudanças acontecem. Sem dúvida, as tecnologias com as quais contamos hoje geram muitos benefícios para cotidiano das pessoas, uma vez que a sociedade atual tem acesso a uma série de produtos e serviços que facilitam sua vida, além disso, a todo instante, novos produtos são criados para satisfazer as necessidades que vão surgindo.
A possibilidade de gerenciar documentos se faz necessária na gestão do conhecimento de uma organização, pois permite organizar eletronicamente esse patrimônio, gerando ganhos em desempenho, produtividade, agilidade e segurança na hora de recuperar e lidar com qualquer tipo de informação, independente do setor ou departamento. Para quem lida diariamente com um grande volume de informações, a utilização não só de um sistema que gerencie suas rotinas de forma integrada e eficiente, mas que possua também um modulo de arquivo virtual, se torna imprescindível. Por isso a importância de se investir em Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
Benefícios
Com o objetivo de informar e chamar a atenção para a importância do sistema GED, vamos relacionar alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o sistema se mostre mais vantajoso:
► Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
► Total controle no processo de negócio.
► Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
► Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
► Mais agilidade em transações entre empresas.
► Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
► Melhoria no processo de tomada de decisões.
► Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
► Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
► Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
► Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
► Melhor aproveitamento de espaço físico.
► Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
► Evita extravio ou falsificação de documentos.
► Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
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